Помощник первого заместителя директора

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение деятельности первого заместителя директора.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы первого заместителя директора.
• Отправка документации по адресатам, доведение принятых первым заместителем директора решений до непосредственных исполнителей.
• Обеспечение печатания и размножения служебных документов.
• Обеспечение сохранности документов.
• Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции.
• Осуществление контроля соблюдения сроков выполнения указаний директора, первого заместителя директора, изданных приказов, распоряжений и поручений.
• Обеспечение приема телефонных звонков, соединения первого заместителя директора с абонентами, осуществление при необходимости оперативной связи с физическими и юридическими лицами, исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам текущей деятельности.
• Организация приема посетителей.
• Бронирование гостиничных номеров и закупка проездных документов для командировок первого заместителя директора.
• Обеспечение конфиденциальности сведений, полученных в ходе осуществления трудовой деятельности.
• Подготовка необходимой отчетности по результатам работы.

Требования

• Высшее образование бакалавриат; не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации; владение персональным компьютером на уровне опытного пользователя, уверенное пользование программными продуктами Microsoft Office, владение средствами коммуникации и связи.
• 1.1.
• Помощник первого заместителя директора должен знать: основы гражданского законодательства; законодательные и нормативные правовые акты, регулирующие деятельность Учреждения; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.

Квалификация

• Помощник первого заместителя директора