Секретарь руководителя

Обязанности

• Организация рабочего графика руководителя планирование встреч, совещаний и деловых мероприятий; согласование дат и времени с участниками; ведение календаря (электронного или бумажного), предупреждение о предстоящих событиях.
• Работа с корреспонденцией и деловой перепиской приём и сортировка входящей почты (электронной и бумажной); подготовка ответов на письма по поручению руководителя; регистрация и учёт документов, передача их в нужные подразделения.
• Подготовка к совещаниям и встречам сбор необходимых материалов и документов; оповещение участников о времени, месте и повестке; организация пространства для встреч (бронирование переговорных, обеспечение техникой и канцтоварами); ведение и оформление протоколов заседаний.
• Административная поддержка и коммуникации организация телефонных переговоров: фильтрация звонков, соединение с руководителем, запись сообщений; приём посетителей, их ориентирование и направление к нужным специалистам; передача информации через различные каналы связи (факс, телекс, мессенджеры).
• Контроль исполнения поручений отслеживание сроков выполнения задач, поставленных руководителем; напоминание исполнителям о дедлайнах; формирование отчётности о статусе исполнения поручений.
• Обеспечение рабочего места руководителя поддержание порядка и укомплектованности оргтехникой, канцтоварами, расходными материалами; оперативное решение технических вопросов (вызов IT‑специалиста, ремонт оборудования и т. д.).
• Делопроизводство и архивная работа оформление служебных записок, приказов, договоров и других документов; проверка правильности их составления и соответствия стандартам; формирование дел по утверждённой номенклатуре, обеспечение их сохранности; своевременная сдача документов в архив.

Требования

• правила ведения делопроизводства и архивного дела; стандарты организационно‑распорядительной документации (оформление писем, приказов, договоров и т. д.); структуру и руководящий состав компании и её подразделений; основы административного права и трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка и охраны труда; нормы и правила делового этикета и общения; порядок организации деловых встреч, совещаний и переговоров.

Квалификация

• Высшее образование