Секретарь учебной части

Обязанности

• Вести делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливать проекты приказов, распоряжений по движению контингента обучающихся, справок об обучении, оформлять личные дела принятых на обучение, вести поимённую книгу обучающихся, вести личные дела студентов в течение всего периода обучения, оформлять сдачу личных дел обучающихся в архив, архивирование других документов.
• Вести контингент по группам, контролировать в электронном журнале на основе облачного сервиса Dnevnik.ru соответствие списочного состава учебных групп фактическому, составлять необходимые документы по составу контингента обучающихся в колледже в соответствии с запросом.
• Участвует в работе приемной комиссии колледжа.
• Вести реестр движения контингента, в том числе в электронном виде (зачисление, отчисление, перевод, восстановление, академический отпуск).
• Своевременно предоставлять копии приказов о движении контингента в структурные подразделения с отметкой в журнале регистрации приказов.
• Выполнять различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления статистической информации.
• Своевременно обеспечивать сбор статистических данных по формам федерального статистического наблюдения №№ СПО-1, СПО-2, СПО-мониторинг в соответствии с порядком предоставления статистических данных за отчётный период.
• Составлять письма, запросы, выписки, другие документы по поручению директора, заместителя директора по учебной работе, готовить ответы авторам обращений.
• Оформлять по запросу справки с места учёбы для обучающихся колледжа.
• Составлять заявки на приобретение студенческих билетов, зачётных книжек; обеспечивать своевременную выдачу и ведение журнала выдачи студенческих билетов, зачётных книжек Составлять заявки на приобретение бланков дипломов СПО, свидетельств о профессии рабочего, свидетельств о профессии рабочего, должности служащего; вести книгу (журнал) выдачи дипломов, свидетельств, справок об обучении.
• Заполнять в установленные сроки книгу учёта бланков строгой отчётности, акты на списание бланков строгой отчетности.
• Работать с военными комиссариатами г. Иркутска и Иркутской области: вести форму - 10 для обучающихся юношей, ежегодно (в начале учебного года) проводить сверку данных юношей, являющихся обучающимися колледжа и подлежащих призыву на военную службу.
• Готовить запросы, предоставлять необходимые сведения.
• Принимать участие в обучающих семинарах, проводимых военкоматами.
• Работать с пенсионным фондом РФ: своевременно предоставлять необходимую информацию, готовить ответы на поступающие запросы.
• Обеспечивать сохранность документации, в том числе книг выдачи дипломов СПО, свидетельств о профессии рабочего, свидетельств о профессии рабочего, должности служащего и дубликатов документов.

Требования

• Опыт работы от 1 года.

Квалификация

• Секретарь учебной части