Офис-менеджер

Обязанности

• Организация рабочих процессов.
• Настраивает рабочее пространство, распределяет задачи, контролирует выполнение поручений.
• Управление ресурсами.
• Следит за состоянием техники,компьютеры, принтеры, факсы, заказывает канцтовары, расходные материалы, бытовую химию, воду.
• Взаимодействует с арендодателем, коммунальные платежи, ремонт, сервисными центрами.
• Документооборот.
• Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, систематизирует и архивирует документы, контролирует сроки исполнения договоров.
• Может готовить отчёты, протоколы, деловые письма.
• Коммуникации.
• Выступает связующим звеном: принимает звонки и посетителей, организует встречи, совещания, переговоры, координирует внутренние мероприятия.
• Организационные вопросы.
• Бронирует переговорные комнаты, организует командировки, заказ билетов, гостиниц, помогает новым сотрудникам с адаптацией.
• Решение бытовых проблем сотрудников.
• Например, организует питание, решает вопросы с транспортом.
• Бюджетирование.
• Участвует в планировании бюджета на офисные нужды, контролирует расходы.
• Дополнительные задачи.
• Иногда в его обязанности входит участие в первичных этапах подбора персонала, ведение табеля учёта рабочего времени, обеспечение соблюдения правил охраны труда.

Требования

• Организованность и тайм-менеджмент.
• Нужно одновременно держать в голове множество задач и не пропускать сроки.
• Внимательность к деталям.
• Ошибка в документе или пропуск срока могут повлиять на работу всей команды.
• Коммуникабельность и навыки делового общения.
• Приходится много взаимодействовать с коллегами, подрядчиками, клиентами.
• Стрессоустойчивость.
• В любой момент могут возникнуть непредвиденные ситуации сломалась техника, отменилась встреча важно сохранять спокойствие и быстро находить решения.
• Проактивность.
• Полезно уметь предугадывать потребности команды например, заранее заказать мебель при планировании найма.
• Технические навыки.
• Уверенное владение офисными программами Word, Excel, PowerPoint, Outlook, системами электронного документооборота СЭД, CRM-системами, инструментами для управления проектами.
• Полезно базовое понимание основ бухгалтерии.
• Навыки переговоров и управления подрядчиками

Квалификация

• Средне - профессиональное