Референт

Обязанности

• 1.
• Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества, передает документы на исполнение.
• 2.
• Организовывает работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• 3.
• Отправляет исполненную документацию адресатам и регистрирует в журнале учета исходящих документов (в том числе посредством электронной почты).
• 4.
• Выполняет функцию по техническому обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества, подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя 5.
• Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
• 6.
• Получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению.
• 7.
• Обеспечивает рабочее место Генерального директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
• 8.
• Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• 9.
• Осуществляет в случае отсутствия начальника отдела контроль за исполнением работниками Общества изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• 10.
• Формирует заявку для закупки канцтоваров, бумаги и других хозяйственных товаров для офиса.
• 11.
• Регистрирует приказы по основной деятельности.
• 12.
• Оформляет командировочные документы Генеральному директору.
• 13.
• Участвует в контроле за прохождением и исполнением документов.
• 14.
• Организует телефонные переговоры и видеоконференцсвязь Генерального директора.
• 15.
• Осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы.
• 16.
• Выполнят печатные и копировально-множительные работы по поручению Генерального директора.
• 17.
• Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения.
• 18.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• 19.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• 20.
• Контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
• 21.
• Принимает документы на подпись Генеральному директору.

Требования

• Умение гибко реагировать на окружающих людей

Квалификация

• высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.