Секретарь

Обязанности

• Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени: согласование с руководителем времени планируемых действий; согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками; информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий; предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий; формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.
• Организация телефонных переговоров руководителя.
• Организация работы с посетителями в приемной руководителя.
• Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий.
• документальное оформление решений руководителя; доведение до сведения работников организации распоряжений руководителя; координация деятельности по исполнению решений руководителя; ведение срокового текущего и предупредительного контроля; проверка исполнения поручений руководителя в установленный срок; предупреждение сотрудников об истечении срока исполнения поручений руководителя; фиксация исполнения поручений; составление отчетов и аналитических справок о выполнении поручений и решений руководителя.

Требования

• Знания секретаря: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы, рганизация делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; правила пользования приёмно-переговорными устройствами, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы этики и делового общения.

Квалификация

• Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией