Секретарь руководителя

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя.
• Включает планирование рабочего времени, организацию встреч, переговоров, командировок.
• Приём и обработка корреспонденции.
• Поступающая на рассмотрение руководителя корреспонденция передаётся в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов.
• Ведение делопроизводства.
• Выполнение операций с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации.
• Работа с документами.
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя, подготовка необходимых материалов для работы руководителя.
• Контроль исполнения документов.
• Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
• Организация телефонных переговоров руководителя.
• Запись полученной информации в отсутствие руководителя и доведение её до его сведения, передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (факс, телекс и т.
• п.), телефонограмм.
• Составление документов по поручению руководителя.
• По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
• Подготовка заседаний и совещаний.
• Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация.
• Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Обеспечение рабочего места руководителя.
• Предоставление необходимых средств организационной техники, канцелярских принадлежностей, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
• Организация приёма посетителей.
• Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирование дел.
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.
• Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя .

Требования

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; структура и руководящий состав учреждения и его подразделений; организация делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; правила пользования приёмно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Квалификация

• высшая