Офис-менеджер

Обязанности

• Вакансия компании: ООО АЛТЭК Алтэк одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли.
• Была образована в 2008 году.
• Алтэк предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники.
• Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ. Основное направление деятельности Алтэк поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря.
• Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.
• Обязанности: Материально‑техническое обеспечение: закупка и учёт канцелярских товаров, бытовой химии, напитков, расходных материалов для оргтехники; взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).
• Работа с оргтехникой: контроль состояния офисной техники (принтеры, сканеры, телефоны и т. д.); организация обслуживания и ремонта оборудования.
• Хозяйственное обслуживание: обеспечение чистоты и порядка в офисе; координация работы клининговой службы.
• Документооборот: приём, регистрация и распределение входящей корреспонденции (бумажной и электронной); подготовка и отправка исходящих документов, контроль сроков исполнения; ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени оформление пропусков, разрешений, доверенностей; архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности; работа с электронными системами документооборота (СЭД), CRM, ERP (например, 1С:Предприятие ); отправка через ЭДО договоров, спецификаций, счетов; регистрация и отправка писем через Почту России .
• Организация мероприятий и встреч: планирование и организация встреч, совещаний, переговоров: бронирование переговорных комнат, подготовка материалов, оповещение участников; организация обучения и тренингов (бронирование залов, приглашение тренеров, рассылка материалов).
• Поддержка командировок: бронирование билетов и гостиниц; оформление виз и страховок; составление маршрутов; формирование авансовых отчётов по командировкам и представительским расходам.
• Коммуникация и обслуживание гостей: приём и маршрутизация входящих звонков, ведение телефонных переговоров; встреча и сопровождение гостей, партнёров, клиентов; поддержка внутренних коммуникаций: рассылка объявлений, информирование сотрудников о новостях компании.
• IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия: обеспечение видеосвязи и онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skype): настройка, тестирование, устранение неполадок.
• Адаптация и администрирование: помощь в адаптации новых сотрудников: знакомство с офисом, выдача доступов, оформление рабочего места; хранение и актуализация контактной информации сотрудников; учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).
• Требования к кандидату: среднее специальное или высшее образование; опыт работы в аналогичной должности от 1 года; уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, Outlook, интернет‑браузерами; навыки работы с офисной оргтехникой; знание принципов делопроизводства, документооборота и архивного дела; опыт работы с системами ЭДО, CRM и ERP (в т. ч.
• 1С:Предприятие ); грамотная устная и письменная речь, хорошая дикция; ответственность, самоорганизованность, пунктуальность, внимательность к деталям; развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме многозадачности.
• Условия работы: работа в стабильной и динамично развивающейся компании; официальное оформление по ТК РФ, полностью белая заработная плата; график работы: с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв 1 час; возможности для профессионального роста и развития; комфортный офис в 3 минутах от станции метро Чёрная Речка; бесплатные чай, кофе и фрукты за счёт компании; оборудованная столовая для персонала; корпоративные мероприятия; испытательный срок 2 месяца; уровень заработной платы по результатам собеседования.