Секретарь руководителя

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя.
• Включает планирование рабочего времени, подготовку встреч, совещаний, поездок, а также создание условий для эффективной работы руководителя.
• Работа с документами.
• Приём и обработка входящей и исходящей корреспонденции, регистрация, сортировка, маршрутизация документов, контроль их исполнения.
• Подготовка проектов документов (писем, приказов, распоряжений, протоколов, отчётов), оформление их в соответствии с нормативными требованиями.
• Работа в системах электронного документооборота (СЭД), архивирование и обеспечение сохранности документов.
• Коммуникационные функции.
• Организация телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации в его отсутствие и доведение до сведения, передача и приём информации по приёмно-переговорным устройствам (факсу, телексу и т.
• п.), электронной почте.
• По поручению руководителя составление писем, запросов и других документов, подготовка ответов авторам Подготовка мероприятий.
• Сбор материалов для заседаний и совещаний, оповещение участников о времени, месте проведения и повестке дня, регистрация участников.
• Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Контроль исполнения поручений.
• Слежение за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.
• Контроль за исполнением работниками приказов и распоряжений руководителя, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.
• Обеспечение рабочего места руководителя.
• Предоставление необходимых средств организационной техники, канцелярских принадлежностей.
• Организация приёма посетителей.
• Содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• consultant.rupo.minobr63.ru Формирование дел.
• Систематизация документов в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.
• Выполнение отдельных служебных поручений руководителя .

Требования

• дисциплинированность, аккуратность, исполнительность.

Квалификация

• среднее профессиональное образование