Секретарь руководителя

Обязанности

• Ведение, организация и контроль делопроизводства: прием, регистрация поступающей на рассмотрение корреспонденции, документов, приказов и личных заявлений на подпись, передача их в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Разрабатывать и утверждает инструкции по ведению делопроизводства, номенклатуру дел колледжа.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений директора, по формированию дел и их сдаче на хранение, в установленные сроки в архив.
• Оформление, писем, запросов, других документов, служебных материалов, необходимых для работы директора или ввод текущей информации в банк данных.
• Подготавливать ответы авторам писем.
• Отправка документов простой и заказной корреспонденцией.
• Контроль за правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых на подпись, качественное их редактирование.
• Своевременно ознакомлять работников с изданными приказами и распоряжениями под подпись, также контролировать соблюдение сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
• Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
• Проведение телефонных переговоров, записывать и передавать полученную информацию, доводит ее содержание до сведения директора.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Организация официальных встреч, церемоний, переговоров и приемов: организовывать подготовку и проведение деловых встреч, переговоров, презентаций и официальных приемов, включая логистическое, техническое и протокольное сопровождение; разрабатывать сценарии и повестки дня мероприятий, осуществлять контроль за их соблюдением, вести протоколы встреч; взаимодействовать с внешними подрядчиками (кейтеринг, площадки, переводчики) для обеспечения высокого уровня проведения мероприятий.
• Организационно-техническое обеспечение рабочего места директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Требования

• Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.
• Секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности колледжа и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав Колледжа и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники.
• Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.
• Секретарь руководителя должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности колледжа и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав Колледжа и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники.
• Обязательное знание и умение работать с электронным документооборотом, СЭД.
• Медицинская книжка с прохождением медици (пункт 25 Приложения к Порядку проведения обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, утвержденного Приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н).
• Наличие справки "О наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования".

Квалификация

• Секретариат, делопроизводство