Заведующий канцелярией

Обязанности

• Приём поступающей корреспонденции и её передача в соответствии с указаниями руководителя учреждения конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов.
• Ведение делопроизводства, в том числе в электронной форме.
• Подготовка проектов приказов и распоряжений, в том числе по движению контингента обучающихся.
• Оформление личных дел принятых на обучение детей, ведение алфавитной книги обучающихся, учёт часов учебной работы работников учреждения.
• Обработка и оформление сдачи личных дел обучающихся в архив .
• Выполнение операций с применением компьютерной техники по программам для сбора, обработки и представления информации.
• Контроль за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, поступивших на исполнение структурными подразделениями и исполнителями.
• По поручению руководителя составление писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам обращений.
• Приём личных заявлений сотрудников, учащихся и их родителей (законных представителей) на подпись руководителю.
• работа с базами данных, электронной почтой, использование офисных программ (текстовые редакторы, электронные таблицы, презентации); взаимодействие с педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений, другими сотрудниками учреждения; организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений.

Требования

• Профессиональные навыки опыт ведения делопроизводства (в т. ч.
• в электронном виде); умение оформлять приказы, распоряжения, письма, запросы и другие документы; навыки работы с номенклатурой дел: формирование, обеспечение сохранности, сдача в архив; опыт ведения личных дел учащихся и алфавитного журнала; способность оперативно вносить изменения в списки учащихся, преподавателей и сотрудников; умение контролировать исполнение поручений и соблюдение сроков.
• Навыки работы с техникой и программами оргтехника: компьютер, факс, сканер, телефон с многоканальной связью; офисные программы: текстовые редакторы (например, Microsoft Word), электронные таблицы (например, Microsoft Excel), базы данных, браузеры, электронная почта; Личностные качества коммуникабельность и вежливость организованность и ответственность; стрессоустойчивость; внимательность к деталям; доброжелательность и умение находить общий язык с детьми и взрослыми; инициативность и готовность помогать коллегам.
• Дополнительные преимущества опыт работы секретарем в образовательном учреждении (школе, колледже, вузе); знание стандартов унифицированной системы организационно‑распорядительной документации; навыки деловой переписки и составления официальных писем; понимание структуры образовательного учреждения и его кадрового состава; владение правилами орфографии и пунктуации русского языка.
• понимание правил охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте

Квалификация

• Требования к квалификации могут включать среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без требования к стажу работы.