специалист 1 разряда

Обязанности

• Регистрировать поступающие в Управление документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях независимо от способа их доставки, передачи или создания, предварительно отсканировав их, сохранять в автоматизированной базе данных.
• В автоматизированной базе данных заводить регистрационно-контрольную карточку, формировать базу данных по входящей и внутренней документации в установленном программном обеспечении по делопроизводству Управления.
• Проставлять на поступившем документе в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа регистрационный номер и дату поступления документа.
• После внесения резолюции руководителя (заместителей руководителя) Управления в регистрационно-контрольную карточку передавать их для дальнейшего доведения до исполнителей, обеспечивая при этом сохранность проходящей служебной документации.
• Сканировать все внутренние и входящие документы для сохранения в электронной базе данных в установленном программном обеспечении по делопроизводству, предоставлять права доступа к документам в соответствии с резолюцией руководителя (заместителей руководителя) Управления, направлять их исполнителям.
• Осуществлять отдельную регистрацию в электронной базе данных обращений граждан, индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления и общественных организаций от других входящих документов Управления, предварительно отсканировав их и сохранив в базе данных.
• Сканировать, копировать служебные документы.
• Давать консультации гражданам и должностным лицам по телефону о направлении поступивших документов соответствующим исполнителям в соответствии с визой руководителя или заместителей руководителя Управления.
• Исполнять другие поручения руководителя Управления, заместителя руководителя Управления, начальника отдела, заместителя начальника отдела данные в пределах их полномочий, установленных законодательством Российской Федерации, Положением об отделе.

Требования

• знание русского языка; справка об отсутствии судимости; теория и практика архивного дела; порядок обеспечения сохранности и государственного учета документов; научные и методические разработки, технические требования стандартов в области обеспечения сохранности документов; методы подготовки методических пособий; принципов организации деятельности в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов; основы документационного обеспечения управления; порядок составления планово-отчетной документации; централизованная и смешанная формы ведения делопроизводства; система взаимодействия в рамках внутриведомственного и межведомственного электронного документооборота

Квалификация

• не установлено