Делопроизводитель

Обязанности

• 3.1.
• Ведение приёма входящих телефонных звонков.
• 3.2.
• Соединение главы администрации с конкретными абонентами и перенаправление отдельных телефонных звонков сотрудникам.
• 3.3.
• Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону.
• 3.4.
• Установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров.
• 3.5.
• Оказание помощи главе администрации при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.
• 3.6.
• Организация работы с посетителями приемной администрации.
• 3.7.
• Принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете главы администрации.
• 3.8.
• Формирование информационного взаимодействия главы с организациями.
• 3.9.
• Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий главы администрации.
• 3.10.
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета главы администрации.
• 3.11.
• Составление, писем, таблиц по поручениям главы администрации.
• 3.12.
• Ведение (обновление) базы телефонных контактов района.
• 3.13.
• Организация личного приема граждан главой администрации.
• 3.14.
• Ведение листков личного приема и журнала личного приема граждан.
• 3.15.
• Прием и регистрация заявлений, служебных записок сотрудников администрации.
• 3.16.
• Ведение журнала заявлений, служебных записок сотрудников администрации и доведения их до исполнителей.
• 3.17.
• Организация ежемесячной подшивки периодических печатных изданий.
• 3.18.
• Изготовление Благодарственных писем, Почетных грамот.
• 3.19.
• Оформление приветственных адресов.
• 3.20.
• Изготовление поздравительных открыток и телеграмм на различные мероприятия.
• 3.21.
• Составление графиков дежурств по сельсоветам и организациям на праздничные дни.
• 3.22.
• Оформление поздравительных открыток на Дни рождения сотрудников и вышестоящих лиц (уточнение списков и составление поздравления).
• 3.23.
• Составление служебных писем, справок, докладных и служебных записок по указанию главы администрации.
• 3.24.
• Печать служебных документов и материалов по указанию главы администрации.
• 3.25.
• Размножение служебных документов по указанию главы администрации.
• 3.26.
• Выполнение отдельных поручений управляющего делами.
• 3.27.
• Сервировка чайного (кофейного) стола главы администрации.
• 3.28.
• Соблюдение служебного этикета.
• 3.29.
• Создание положительного имиджа администрации.

Требования

• начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Квалификация

• секретарь