Секретарь - машинистка

Обязанности

• Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения и его подразделений.
• Получает необходимые руководителю сведения от подразделений и или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
• Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передаёт телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
• Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведёт и оформляет протоколы.
• Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создаёт условия, способствующие эффективной работе руководителя.
• Передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам.
• Печатает по указанию руководителя различные материалы.
• Ведёт делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в учреждении порядком и передаёт после её рассмотрения руководителем в подразделении или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
• Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
• Принимает документы на подпись руководителю.
• Организует приём посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.Отправлять исходящую корреспонденцию по почте России или с курьером.

Требования

• своевременное и качественное осуществление возложенных на неё должностных обязанностей.

Квалификация

• Секретарь