Делопроизводитель

Обязанности

• Прием входящих звонков, перевод звонков на специалистов.
• Прием и передача заинтересованным лицам телефонограмм.
• Осуществлять первичную техническую подготовку (набор текста, его корректировка и распечатка) документов.
• Осуществлять прием поступающих документов, систематизировать их, в соответствии с принятым порядком.
• Принимать документы на подпись.
• Передавать документы на исполнение ответственным специалистам.
• Отслеживать сроки выполнения сотрудниками документов, взятых на контроль.
• Подготавливать тексты документов, осуществлять их регистрацию в СЭД.
• Получать необходимые сведения от структурных подразделений или исполнителей, осуществлять вызов сотрудников по поручению руководителя.
• Составлять и формировать электронные таблицы в сетевой папке для ежемесячных отчетов по структурным подразделениям филиала.
• Организовывать телефонные переговоры, принятые сообщения по телефону доводить до сведения руководителя.
• Осуществлять переадресацию телефонных звонков в структурные подразделения филиала.
• Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний проводимых руководителем, оформление в электронном виде планерных совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня).
• Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, копировать и сканировать документы.
• Работать посредством электронной почты и иными интернет браузерами.
• Осуществлять отправку заказных писем в почтовом отделении связи.
• Организовывать прием посетителей, содействовать оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников; Оформлять документы по архивированию документов, составлять описи дел постоянного и длительного хранения, передавать документы в архивный отдел Администрации г. Братска.
• Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность.
• Соблюдать порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения.

Требования

• среднее профессиональное образование, без предъявления требования к стажу работы

Квалификация

• среднее профессиональное образование