Личный помощник руководителя

Обязанности

• Планирование дня/недели: Формирование и оптимизация графика встреч руководителя, с учетом приоритетов и необходимости подготовки. Организация встреч: Подготовка повестки дня, сбор необходимых материалов от инженеров, рассылка приглашений, бронирование переговорных. Документооборот: Организация обработки входящих/исходящих документов (приказы, служебные записки, отчеты), доведение до сведения руководителей отделов. Командировки: Полное организационное сопровождение (билеты, отели, визы, суточные). Ведение реестра задач: Фиксация и систематизация всех поручений руководителя Мониторинг исполнения: Регулярный (но не навязчивый) сбор статусов по задачам с руководителей инженерных групп/отделов. Эскалация проблем: Своевременное информирование руководителя о рисках срыва сроков или возникающих проблемах, с уже собранной краткой справкой по ситуации. Подготовка отчетов: Сбор и сводка данных для подготовки регулярных отчетов руководителя перед генеральным директором или другими топ-менеджерами.

Требования

• Опыт от 3-х лет работы в ассистенции руководителя топ-уровня (директор, вице-президент), предпочтительная отрасль: опыт работы в технической, производственной или инжиниринговой компании будет Вашим огромным плюсом. Грамотность: Безупречная письменная и устная русская речь. Понимание технической документации: Способность читать и понимать смысл основных видов конструкторской документации (чертежи, спецификации, технические условия). Не нужно уметь чертить, но нужно понимать, что такое КД, ТЗ, этапы разработки. Проактивность и инициативность: Не ждать, пока руководитель попросит, а предвидеть потребности. Высокие коммуникативные навыки: Умение находить общий язык с инженерами (часто аналитиками, интровертами) и топ-менеджерами (стратегами, экстравертами). Быть "переводчиком" с языка инженерии на язык бизнеса. Стрессоустойчивость и многозадачность: Спокойно реагировать на срочные задачи, меняющиеся приоритеты и высокий уровень ответственности. Дипломатичность и такт: Умение напомнить о сроках начальнику отдела, не обидев его. Сделать замечание сотруднику по внешнему виду. Умение отказать в просьбе, сохранив хорошие отношения. Аналитический склад ума: Способность быстро вникать в суть задачи, отделять главное от второстепенного, структурировать информацию. Конфиденциальность: Полное неразглашение любой информации, касающейся работы дирекции. Энергичность и позитивный настрой: Быть "энергетическим центром" отдела, а не пассивным исполнителем. Разговорный английский язык.