Секретарь руководителя

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя .
• Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведение делопроизводства, выполнение различных операций с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их редактирования.
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя, запись полученной информации в его отсутствие и доведение её до его сведения.
• Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведение контрольно-регистрационной картотеки .
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.
• Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных.
• Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.
• Копирование документов на персональном ксероксе.

Требования

• Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства; правила эксплуатации вычислительной техники; правила делового общения; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила пользования приёмно-переговорными устройствами и другой оргтехникой; правила организации и ведения делопроизводства; правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; основы этики, эстетики и делового этикета; основы административного права и законодательства о труде; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений

Квалификация

• Секретарь