Делопроизводитель

Обязанности

• - Прием и первичная обработка входящих документов - Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и не регистрируемые - Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем - Организация доставки документов исполнителям - Ведение базы данных документов организации - Ведение информационно-справочной работы - Обработка и отправка исходящих документов - Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства - Контроль исполнения документов в организации 2.
• Организация текущего хранения документов: - Разработка номенклатуры дел организации - Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения - Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения - Формирование дел - Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела 3.
• Организация обработки дел для последующего хранения: - Составление внутренней описи дел для особо ценных документов - Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения - Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения - Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения - Передача дел в архив организации

Требования

• Делопроизводитель должен знать: 4.1.
• Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления 4.2.
• Структуру организации, руководство структурных подразделений 4.3.
• Современные информационные технологии работы с документами 4.4.
• Порядок работы с документами 4.5.
• Схемы документооборота 4.6.
• Системы скоростного письма 4.7.
• Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами 4.8.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации 4.9.
• Типовые сроки исполнения документов 4.10.
• Принципы работы со сроковой картотекой 4.11.
• Назначение и технология текущего и предупредительного контроля 4.12.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов 4.13.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации 4.14.
• Виды документов, их назначение 4.15.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами 4.16.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов 4.17.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации 4.18.
• Системы электронного документооборота 4.19.
• Правила и сроки отправки исходящих документов 4.20.
• Требования охраны труда 4.21.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления 4.22.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией 4.23.
• Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел 4.24.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа 4.25.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел 4.26.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них 4.27.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов 4.28.
• Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии 4.29.
• Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии 4.30.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению

Квалификация

• среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение») или среднее профессиональное образование (непроф)