Секретарь руководителя

Обязанности

• Некоторые обязанности секретаря в соответствии с должностной инструкцией: Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя .
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, обрабатывать и передавать её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Вести делопроизводство, применять компьютерную технику для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Подготавливать заседания и совещания, проводимые руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
• Контролировать исполнение работниками организации приказов и распоряжений руководителя, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений, взятых на контроль.
• Вести контрольно-регистрационную картотеку .
• Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
• Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

Требования

• Образование среднее или высшее профессиональное, без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
• consultant.rukkptud.ru Навыки знание делопроизводства, правил ведения документации, основы работы с офисной техникой и компьютерными программами.
• Личные качества неконфликтность, коммуникабельность, пунктуальность и хорошая память, наличие организаторских способностей, ответственность и дисциплинированность, эмоциональная устойчивость и внимательность.
• Требования и функционал сотрудника указываются в должностной инструкции исходя из задач и специфики каждого конкретного предприятия.

Квалификация

• не требуется