Старший инспектор общего отдела (контроль)

Обязанности

• 1.
• Обеспечивать единый порядок учета, регистрации, изготовления, прохождения и хранения документов с использованием системы электронного документооборота Дело, а также выдачу справочной информации о прохождении корреспонденции, поступившей в Администрацию города.
• 2.
• Осуществлять контроль над прохождением и сроками рассмотрения служебных писем, поступающих в Администрацию города, подготовку информационных материалов на имя главы Администрации города Гуково о результатах рассмотрения служебных писем в сроки, установленные нормативными документами.
• 3.
• Осуществлять формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
• 4.
• Обеспечивать хранение, комплектование, учет и практическое использование образовавшихся в процессе деятельности общего отдела документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет).
• 5.
• Организовывать уничтожение документов в связи с истечением сроков их хранения, передачу в установленном порядке документов постоянного срока хранения в архив Администрации города Гуково.
• 6.
• Разрабатывать номенклатуру дел общего отдела, формировать и обеспечивать хранение дел в пределах сроков их хранения, подготавливать акты о выделении к уничтожению документов отдела, срок хранения которых истек.
• 7.
• Осуществлять подготовку и направление ответов на запросы юридических и физических лиц.
• 8.
• Осуществлять составление различных деловых писем.
• 9.
• Осуществлять списание документов в системе электронного документооборота ДЕЛО .
• 10.
• Осуществлять контроль над поступившими документами, для своевременного перемещения их в созданные Личные папки в системе Дело (мобильный кабинет руководителя).
• 11.
• Оосуществлять отбор документов для постановки на контроль, осуществлять контроль над соблюдением сроков исполнения поручений, главы Администрации города Гуково, оформлять контрольное дело.
• 12.
• Вести электронный журнал контрольных документов, доводить контрольный документ до сведения ответственному лицу, осуществлять контроль над сроками исполнения контрольных документов, предупреждать исполнителя о приближении срока исполнения контрольного документа, закрывать контрольные дела ответом исполнителя, подавать еженедельную сводку о неисполнении контрольных документов заведующему отделом, подавать ежемесячный отчет о фактическом исполнении контрольных документов по исполнителям заведующему отделом, осуществлять хранение контрольных дел в течение пяти лет, оформлять протоколы и акты на уничтожение документов в СЭД Дело .

Требования

• 1.
• Правильно распределять рабочее время.
• 2.
• Уметь работать на компьютере, в том числе в сети "Интернет", другой оргтехнике, а также с необходимым программным обеспечением.
• 3.
• Приветствуется умение работать в СЭД "ДЕЛО".

Квалификация

• На должность старшего инспектора назначается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование.