Секретарь руководителя

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя.
• Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача её в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в работе или подготовки ответов.
• Ведение делопроизводства с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись.
• Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих его эффективной работе.
• Печать по указанию руководителя служебных материалов, необходимых для его работы, или введение текущей информации в банк данных.
• Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.
• Копирование документов на персональном ксероксе.

Требования

• Знание ПК, умение работать с электронной почтой, работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде; пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы); пользоваться системами электронного документооборота; работать с входящей, исходящей, внутренней документацией; разрабатывать номенклатуру дел организации с учетом действующих нормативно-методических документов.

Квалификация

• нет