Помощник руководителя, делопроизводитель, архивариус

Обязанности

• - осуществлять контроль за соблюдением структурными подразделениями Департамента установленных действующими нормативными правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота; - осуществлять оформление, выпуск, регистрацию и хранение подлинников организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и тп.) Департамента; - принимать, регистрировать, вести учет, распределять документы (корреспонденцию), поступающие на бумажном носителе, а также посредством электронного документооборота, каналов телеграфной, факсимильной связи и электронной почты в адрес Департамента; - обеспечивать хранение, доставление и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, вести справочную работу по ней; - осуществлять первичную обработку входящих и исходящих документов; сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые; - осуществлять систематизацию документов и постановку на контроль; - осуществлять сканирование, копирование, поиск документов; - осуществлять подготовку входящих документов для рассмотрения руководителем, подготовку резолюций руководителя;; - осуществлять контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями на этих документах, анализ состояния исполнительской дисциплины; - составлять сводную номенклатуру дел Департамента, номенклатуру дел отдела; - обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения; - проверять сроки хранения документов, составлять протокол работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; - осуществлять подготовку дел Департамента к сдаче в архив, обеспечивать архивное хранение документов, образующихся в деятельности Департамента; - осуществлять организацию и поддерживать функциональное рабочее пространство приемной и кабинетов руководства Департамента; - оказывать помощь директору в планировании служебного времени; - осуществлять организацию информационного взаимодействия директора с подразделениями и должностными лицами Департамента; - осуществлять организацию телефонных переговоров директора; - осуществлять организацию командировок директора; - осуществлять организацию работы по приему руководством Департамента посетителей; - вести протоколы совещаний, проводимых директором Департамента; - организовывать работу с исходящей корреспонденцией; - осуществлять документооборот в системе электронного документооборота и делопроизводства в соответствии с Положением о СЭД и регламентами выполнения типовых операций, в том числе согласование либо заверение электронной подписью документы в рамках своей компетенции.

Требования

• Ведущий консультант должен обладать следующими профессиональными знаниями в сфере законодательства Российской Федерации: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ; Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации; Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации; Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ Об обязательном экземпляре документов; Федеральный закон от 09.02.2009 №8-ФЗ Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления; Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации; Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения; Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях Ведущий консультант должен обладать иными профессиональными знаниями: - нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; системы хранения и классификации архивных документов; видов справочно-поисковых средств архива; - порядок составления планово-отчетной документации; - основы документационного обеспечения управления; - основы делопроизводства.
• Ведущий консультант должен обладать следующими функциональными умениями: - прием, учет, обработка и регистрация корреспонденции, комплектование, хранение, учет и использование архивных документов, выдача архивных справок, составление номенклатуры дел.

Квалификация

• высшее профессиональное образование, не ниже уровня бакалавра, без предъявления требований к стажу (опыту).