Делопроизводитель

Обязанности

• Приём и первичная обработка входящих документов . Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые, подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем. Регистрация входящих документов . Организация доставки документов исполнителям . Ведение базы данных документов организации . Ведение информационно-справочной работы . Обработка и отправка исходящих документов . Контроль исполнения документов в организации. Ведение личных дел обучающихся с момента подачи заявления, зачисления на обучение Организация текущего хранения документов . Разработка номенклатуры дел организации, проверка правильности оформления документов и отметок об их исполнении перед формированием в дело для последующего хранения, формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения, формирование дел, контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Организация обработки дел для последующего хранения . Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составление внутренней описи дел для особо ценных документов, оформление дел постоянного и долговременного сроков хранения, передача дел в архив организации.

Требования

• Знание законодательства: делопроизводитель должен быть компетентен в нормативных правовых актах, положениях, инструкциях и других руководящих документах, связанных с организацией документооборота в колледже Умение работать с информационными системами: делопроизводитель должен свободно владеть офисными пакетами, системами электронного документооборота Коммуникативные навыки: важно умение общаться с коллегами, студентами, родителями, представителями организаций всех уровней, поскольку делопроизводитель - это посредник в информационных запросах Внимание к деталям: даже малейшая ошибка в документе может привести к юридическим проблемам Организаторские способности: эффективное управление потоками документов требует хорошо налаженного порядка и системы хранения данных Понимание конфиденциальности и безопасности данных: способность обеспечивать сохранность и защиту конфиденциальной информации в условиях современных информационных угроз Скорость и аккуратность при работе с большими объёмами информации: умение быстро обрабатывать данные без потери в качестве Готовность к монотонной работе: возможность поддерживать высокую производительность в рутинных задачах Системное мышление: делопроизводитель должен видеть всю систему документооборота как один приказ влияет на другой, как хранится и когда архивируется Гибкость и адаптивность: делопроизводитель знает законы, стандарты, программы учёта всё это постоянно обновляется. Хороший специалист должен самостоятельно следить за изменениями и быстрой перестройкой процессов Хороший уровень письменной речи: документальное оформление требует грамотного изложения мыслей, аккуратности и внимания к стилистике текста