Специалист по договорной работе

Обязанности

• Организация и документооборот: Формирование проектных документов, отчётов, презентаций согласно методологиям и ЛНД.
• Организация встреч, совещаний (включая аудио-/видеосвязь, бронирование переговорных, заказ пропусков).
• Ведение и согласование протоколов совещаний (включая оперативные и управляющие советы).
• Формирование и ведение перечней задач и поручений, контроль статусов.
• Организация согласования проектной, сметной, исполнительской документации, контроль сроков.
• Ведение официальной переписки, подготовка проектов писем.
• Размещение и структурирование документов на проектных ресурсах, управление доступом.
• Командировки и обеспечение команды: Бронирование авиа- и ж/д билетов, гостиниц, трансферов, оформление авансовых отчётов.
• Обеспечение проектной команды рабочими местами, полномочиями в ИС, контроль пропусков.
• Учёт трудозатрат и отчётность: Внесение данных по проекту в корпоративные системы (статусы, вехи, графики).
• Формирование и согласование трудозатрат в СУТЗ (еженедельно и ежемесячно).
• Контроль учёта трудозатрат в рамках проектов, предоставление отчётов руководителю.
• Взаимодействие и эскалация: Коммуникация с участниками проекта, заказчиком, поставщиками, смежными подразделениями.
• Эскалация проблем, которые невозможно решить самостоятельно.
• Соблюдение нормативных требований: Выполнение требований информационной безопасности.
• Изучение и соблюдение ЛНД, участие в их разработке и актуализации.
• Соблюдение коммерческой тайны, правил работы с конфиденциальной информацией.
• Выполнение поручений руководителя, информирование о ходе работ, подготовка отчётных материалов.
• Соблюдение требований по управлению рисками и противодействию коррупции.
• Промышленная безопасность, охрана труда и окружающей среды (ПБОТОС): Соблюдение нормативных и распорядительных документов по ПБОТОС, правил внутреннего распорядка.
• Прохождение обучения, инструктажей, проверок знаний, медосмотров в установленном порядке.
• Правильное применение средств индивидуальной защиты (СИЗ), бережное отношение к имуществу.
• Немедленное информирование руководителя и ответственных служб о любых ситуациях, угрожающих жизни и здоровью, авариях, несчастных случаях.
• Участие в совещаниях по вопросам ПБОТОС.

Требования

• Опыт работы: Администрирование ИТ-проектов / программ от 3 лет.
• Обязательный проектный опыт: 1 ИТ-проект с бюджетом от 50 млн руб., территориально-распределённый, длительностью от 12 месяцев, со сложным организационным/функциональным объёмом.
• Желателен опыт в ИТ-консалтинге, нефтегазовой, инженерно-технической, финансовой или планово-экономической сфере, а также по автоматизации бизнес-процессов и внедрению ИС.
• Профессиональные навыки: Продвинутый пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio, Project, ARIS).
• Работа с большими объёмами информации: сбор, обобщение, анализ, систематизация.
• Постановка и контроль выполнения задач, работа в режиме многозадачности.
• Формирование отчётности (регламентной и оперативной) в различных разрезах и форматах.
• Организация проектного документооборота и деловой переписки.
• Знание методологий управления проектами (PMBoK, P2M, PRINCE2 и др.).
• Коммуникационные навыки, грамотная устная и письменная речь.
• Личные качества: внимательность, ответственность.

Квалификация

• -