Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности

• Получает поступающую в учреждение корреспонденцию, передает ее согласно указаниям директора конкретным исполнителям для дальнейшего использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.
• Подготавливает проекты приказов и указаний по движению контингента учащихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу учащихся.
• Выполняет оперативное внесение текущих изменений в составе контингента школьников, преподавателей и других сотрудников учреждения.
• Регистрирует проведенные часы учебной работы сотрудников учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел учащихся в архив.
• Исполняет документальное обеспечение кадровой деятельности: оформляет личные дела, трудовые книжки, трудовые договора сотрудников, следит за их сохранностью.
• Производит различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления необходимой информации.
• Получает и безопасно использует в своей деятельности адрес электронной почты учреждения, активно применяет в своей работе возможности сети Интернет.
• Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой необходимых бумаг, распоряжений конкретным исполнителям.
• Ставит в известность всех сотрудников учреждения об изданных приказах, распоряжениях, положениях, инструкциях и иных документах под личную подпись.
• По указанию директора, заместителя директора по УВР составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
• Осуществляет систематический контроль исполнения работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения назначенных сроков исполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
• Выполняет работу по организации общих собраний работников, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором.
• Осуществляет подготовку необходимых материалов для совещаний, оповещение участников о времени, месте, повестке дня, а также проводит регистрацию сотрудни Принимает личные заявления от родителей, учащихся и сотрудников, способствует оперативности рассмотрения просьб, жалоб и предложений по существу.
• Следует требованиям охраны труда, должностной инструкции секретаря учебной части, правилам пожарной безопасности и электробезопасности.
• Своевременно проверяет электронную почту на наличие срочной информации, приказов, распоряжений и другой документации, пришедшей по электронной почте от управления образования для директора и его заместителей.
• Выполняет поиск необходимой информации для администрации учреждения в сети Интернет.

Требования

• Общее образование.
• Стаж не требуется

Квалификация

• среднее специальное