Документовед

Обязанности

• Должностные обязанности: организовывать и совершенствовать систему документационного обеспечения управления, оптимизировать документопотоки; разрабатывать и актуализировать локальные регламенты, инструкции, номенклатуру дел, классификаторы и формы документов; контролировать соблюдение правил оформления, регистрации, учёта и исполнения документов, следить за сроками исполнения поручений; вести учёт и систематизацию документов, формировать дела, готовить документы к передаче в архив или к уничтожению; участвовать в экспертизе ценности документов, отборе на хранение или уничтожение; обеспечивать внедрение и сопровождение СЭД, настраивать маршруты согласования, шаблоны и справочники; координировать взаимодействие подразделений по вопросам документооборота, консультировать сотрудников по правилам оформления документов; готовить аналитические и отчётные материалы по состоянию делопроизводства и эффективности документооборота.
• Навыки и умения владение СЭД (например, Directum, 1С:Документооборот, ТЕЗИС, Docsvision) и офисными пакетами на продвинутом уровне; навык разработки регламентов, инструкций, положений, шаблонов документов; умение анализировать процессы, выявлять узкие места и предлагать решения по оптимизации; навыки работы с большими массивами информации, систематизации и классификации данных; внимательность к деталям, способность работать с конфиденциальной информацией; коммуникационные навыки для консультирования и обучения сотрудников, согласования требований между подразделениями.

Требования

• Необходимые знания Документовед должен знать: законодательство и нормативные акты по документационному обеспечению управления (в т.
• ч.
• ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации, ФЗ О персональных данных ); правила делопроизводства и архивного дела, порядок экспертизы ценности документов; национальные и отраслевые стандарты по управлению документами (включая ГОСТы по оформлению документов и управлению документацией); порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие локальных нормативных актов; принципы работы систем электронного документооборота (СЭД), правила хранения и передачи электронных документов; правила оформления, учёта, хранения, передачи и уничтожения документов, в том числе с ограниченным доступом; основы информационной безопасности и правила работы с персональными данными; нормы трудового законодательства, правила охраны труда и внутреннего распорядка.

Квалификация

• должен уметь самостоятельно решать практические задачи, анализировать информацию, разрабатывать локальные нормативные акты по документационному обеспечению, организовывать документооборот и контролиро