Делопроизводитель

Обязанности

• 1) принимает и распределяет телефонные звонки учреждения: - перенаправляет телефонные звонки руководству и сотрудникам учреждения; - получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону; 2) организует работу с посетителями учреждения: - встречает посетителей, получает первичную информацию о посетителях и оказывает помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками; - ведет журнал записи посетителей; - содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей; - осуществляет прием и передачу документов посетителей руководству и сотрудникам учреждения; - сервирует чайный (кофейный) стол; 3) выполняет координирующие и обеспечивающие функции: - ведет график выездов работников учреждения; - координирует работу водителей учреждения; 4) организует работу с документами: - осуществляет прием и первичную обработку входящих документов; - осуществляет предварительное рассмотрение и сортировку документов на регистрируемые и не регистрируемые; - готовит входящие документы для рассмотрения руководителем; - регистрирует входящие документы; - организует доставку документов исполнителям; - ведет базу данных документов учреждения; - ведет информационно-справочную работу; - осуществляет обработку и отправку исходящих документов; - организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства; - контролирует исполнение документов в учреждении; 5) организует текущее хранение документов: - разрабатывает номенклатуру дел учреждения; - проверяет правильность оформления документов и отметку об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения; - формулирует заголовки дел и определяет сроки их хранения; - формирует дела; - контролирует правильное и своевременное распределение и подшивку документов в дела; 6) организует обработку дел для последующего хранения: - проверяет сроки хранения документов, составляет протоколы работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; - составляет внутреннюю опись дел для особо ценных документов; - оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения; - оформляет обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения; - составляет опись дел постоянного, долговременного сроков хранения; - передает дела в архив учреждения; 7) оказывает помощь руководителю в планировании рабочего времени: - информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий; - предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий; 8) организует планирование рабочего времени делопроизводителя: - ведет дневник (на электронном и/или бумажном носителе); - согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя; - распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу); - переносит невыполненные запланированные задачи; - выполняет типичные ежедневные дела;

Требования

• Знание пк, опыт работы приветствуется

Квалификация

• среднее профессиональное образование