Специалист

Обязанности

• Осуществляет прием поступающей на рассмотрение руководителя учреждения, его заместителя корреспонденции и обеспечивает ее своевременную передачу в соответствии с принятым решением (резолюцией) в отделы учреждения для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Принимает и регистрирует входящую корреспонденцию через ЕМСЭД КК, доставляет ее исполнителям.
• Осуществляет прием документов и личных заявлений на подпись руководителю учреждения.
• Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции.
• Осуществляет подготовку документов и материалов, необходимых для работы руководителя учреждения и его заместителя.
• Осуществляет передачу и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу), а также телефонограмм, своевременно доводить до сведения руководителя и работников учреждения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя учреждения или его заместителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Обеспечивает работу по приему и регистрации письменных и устных обращений, заявлений и жалоб граждан.
• Организовывает личный прием граждан руководителем учреждения.
• Осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных и устных обращений граждан и сроками их исполнения.
• Правильно и своевременно формирует исполненные документы в дело.
• Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции и направляет ее по назначению.
• Ведет журнал учета бланков строгой отчетности.
• Организовывает работу по регистрации, учету, хранению и передаче в отделы документов текущего делопроизводства.
• Осуществляет подготовку номенклатуры дел на утверждение руководителю учреждения.
• Проводит работу по ежегодному отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и к уничтожению.
• Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения.
• Ведет архив учреждения и подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение или списание.
• Инструктирует специалистов учреждения о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
• Осуществляет руководство работой по составлению описей дел для передачи документов в архив, составляет акты об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
• Обеспечивает конфиденциальность персональных данных при их обработке, в том числе в информационных системах персональных данных управления.
• Ведет документацию в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
• Соблюдает правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывает и хранит полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдает их при уходе в отпуск, убытие в командировку, в случае болезни или оставлении должности.
• Обеспечивает сохранность закреплённых за ним носителей персональных данных.
• Выполняет служебные поручения руководителя учреждения и его заместителя в соответствии с задачами и функциями, возложенными на учреждение.

Требования

• Знание: федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации и постановлений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации; правил документооборота и работы со служебной информацией, инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края; правил деловой этики; общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности; основ информационного, документационного обеспечения сфер деятельности учреждения; аппаратного и программного обеспечения; правил и норм по охране труда; нормативных и методических документов, касающихся деятельности архива; системы хранения и классификации архивных документов; видов справочно-поисковых средств архива; порядка составления планово-отчетной документации; основ документационного обеспечения учреждения; законов Краснодарского края, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Краснодарского края и служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности, применительно к исполнению своих должностных обязанностей; наличие навыков осуществления работы с применением автоматизированных средств управления, пользование современной оргтехникой и программными продуктами, систематического повышения профессиональных знаний, подготовки и редактирования документации, владения официально-деловым стилем современного русского языка; работы с информационно-коммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет, работы в операционной системе, работы с электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами, работы с базами данных.

Квалификация

• наличие среднего профессионального образования по одной из следующих специальностей «Государственное и муниципальное управление»,«Менеджмент»,«Юриспруденция»,«Специалист по документационному обеспечен