Секретарь-делопроизводитель

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение: Планирование рабочего времени руководителя.
• Составление расписания, согласование временных планов, информирование о регламенте мероприятий, предупреждение о приближении событий, формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.
• Обеспечение рабочего места.
• Предоставление необходимых средств оргтехники, канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы руководителя.
• Организация приёма посетителей.
• Установление порядка приёма для разных категорий, ведение журналов предварительной записи, регистрация посетителей, содействие оперативному рассмотрению их просьб и предложений.
• Работа с документами и делопроизводство: Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и её передача в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя.
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями документов, передаваемых руководителю на подпись, проверка их оформления.
• Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.
• Копирование документов на персональном ксероксе.
• Организация коммуникаций: Телефонные переговоры.
• Ведение базы контактов руководителя, соединение с абонентами, регистрация поступающих звонков, перенаправление звонков заместителям или другим сотрудникам, подготовка материалов для переговоров, поддержание деловой беседы.
• Переписка и документальное оформление.
• Составление по поручению руководителя писем, запросов, других документов, подготовка ответов авторам писем.
• Организация заседаний и совещаний.
• Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов.
• Контроль и исполнение поручений: Контроль за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя.
• Фиксация исполнения поручений, предупреждение сотрудников об истечении сроков, составление отчётов и аналитических справок о выполнении решений руководителя.
• Дополнительные задачи: Выполнение отдельных служебных поручений непосредственного руководителя.
• Участие в организации корпоративных мероприятий.
• Обеспечение защиты конфиденциальной информации в ходе приёма посетителей и их нахождения в приёмной и кабинете руководителя.

Требования

• Опыт работы в Word, Excel, желателен опыт работы в программе "Дело"

Квалификация

• Делопроизводитель