Секретарь

Обязанности

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя поликлиники.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя поликлиники.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением документов структурными подразделениями и исполнителями.
• Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов и обеспечивает их качественное редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает полученную информацию и доводит её до сведения руководителя.
• Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний (сбор материалов, оповещение участников, регистрация).
• Ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения поручений руководителя.
• Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями.
• Печатает служебные материалы по указанию руководителя или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей и содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и сдает в архив в установленные сроки.
• Копирует документы на персональном ксероксе.

Требования

• Умение сохранять конфиденциальность.
• Навыки делового общения и соблюдения этикета.
• Стрессоустойчивость и способность работать в режиме многозадачности.
• Умение находить общий язык с разными людьми и с коллегами, и с посетителями.

Квалификация

• делопроизводства