Личный помощник руководителя

Обязанности

• Административная поддержка руководителя Выполнение служебных поручений руководителя, связанных с деятельностью компании; контроль сроков и приоритетов.
• Планирование рабочего времени руководителя Ведение календаря, назначение встреч и совещаний, напоминания, координация участников, контроль переносов.
• Ведение деловой переписки с контрагентами Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, подготовка писем, направление, контроль ответов, формирование архива.
• Подготовка договоров с контрагентами и сотрудниками Подготовка проектов договоров, соглашений и дополнительных соглашений; сбор реквизитов и документов; согласование с ответственными сотрудниками; контроль подписания, выполения, оплаты, учет и хранение.
• Подготовка отчетов и материалов Сбор, проверка и систематизация данных; подготовка отчетов, справок, презентаций и аналитических материалов по поручению руководителя.
• Прием и обработка коммуникаций Прием и распределение входящих звонков, электронных писем; прием, регистрация и отправка корреспонденции; учет за исполнением.
• Документооборот Регистрация, учет, хранение и архивирование документов; контроль использования шаблонов, бланков и реквизитов.
• Внутреннее взаимодействие Координация с бухгалтерией, юристами, и другими подразделениями по вопросам деятельности руководителя и офиса.
• Контроль исполнения поручений Фиксация поручений руководителя, напоминание исполнителям, сбор статусов и информирование руководителя.
• Конфиденциальность Соблюдение режима конфиденциальности служебной информации и документов.

Требования

• Знание всех офисных программ (Word и т.д.).

Квалификация

• Высшее образование