Секретарь руководителя

Обязанности

• Планирование рабочего времени.
• Помогать руководителю составлять расписание, согласовывать встречи, переговоры и мероприятия с партнёрами и сотрудниками, информировать о регламенте событий и предупреждать о приближении времени их начала.
• Работа с посетителями.
• Организовывать личный приём, вести журнал предварительной записи, регистрировать гостей, содействовать оперативному рассмотрению их просьб и предложений, а также принимать личные заявления.
• Обработка корреспонденции.
• Принимать входящую почту, сортировать её и передавать руководителю или исполнителям для подготовки ответов.
• Подготовка документов.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Контроль исполнения.
• Следить за тем, чтобы структурные подразделения и исполнители своевременно выполняли поручения руководителя, взятые на контроль, и напоминать о приближении сроков.
• Работа с документами.
• Проверять правильность оформления проектов документов перед передачей руководителю, обеспечивать их качественное редактирование, формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.
• Ведение контрольно-регистрационной картотеки.
• Фиксировать информацию, необходимую для эффективного управления.
• Работа с электронным документооборотом.
• Прием и отправка писем через электронную почту, работа в системе Directum, VIPNet

Требования

• Высшее образование /среднее профессиональное образование Владение навыками деловой переписки, составления документов, работы с оргтехникой и офисными программами

Квалификация

• секретарь