Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности

• Ведение делопроизводства .
• Выполняет различные операции с применением компьютерной техники для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Приём поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции .
• Передаёт её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретному исполнителю для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Приём документов и личных заявлений на подпись руководителя .
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя.
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.
• Организация проведения телефонных переговоров руководителя .
• Записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание.
• Составление писем, запросов и других документов по поручению руководителя, подготовка ответов авторам писем.
• Подготовка заседаний и совещаний, проводимых руководителем.
• Включает сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
• Контроль за исполнением работниками колледжа изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Ведение контрольно-регистрационной картотеки .
• Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.
• Организация приёма посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и в установленные сроки сдача в архив.
• Выполнение отдельных служебных поручений своего непосредственного руководителя.

Требования

• Ответственность, соблюдение д/и

Квалификация

• Средне профессиональное образование