Старший инспектор

Обязанности

• 1) доставлять исходящую корреспонденцию Департамента в организации, территориально расположенные в г. Екатеринбург; возвращать реестры приема-передачи документов с отметками о доставке в структурные подразделения; обеспечивать занесение информации об осуществлении отправки исходящих документов в СЭД, СОГ в сроки и порядке, установленные нормативными правовыми актами Департамента; 2) регистрировать входящую корреспонденцию Департамента в сроки и порядке, установленные нормативными правовыми актами Департамента; 3) осуществлять своевременную передачу зарегистрированных документов на резолюцию руководству Департамента; 4) своевременно направлять документы на исполнение через журнал передачи документов (средствами систем электронного документооборота) в структурные подразделения Департамента в соответствии с поручением руководства; 5) подготавливать аналитическую, информационно-статистическую и иную информацию по направлениям деятельности Отдела; 6) консультировать организации и граждан по вопросам порядка обращения в Департамент, составления заявлений, сроков рассмотрения обращений; 7) предоставлять справочную информацию о регистрационных данных, движении и статусе исполнения документов с применением информационно-поисковых систем по запросам; 8) оказывать консультативную и методическую помощь структурным подразделениям Департамента по вопросам, входящим в компетенцию Отдела; 9) обеспечивать ведение делопроизводства Отдела, формировать и оформлять в установленном порядке дела в соответствии с номенклатурой дел Департамента, обеспечивать сохранность документов до передачи их в архив Департамента; 10) подготавливать дела Отдела к архивному хранению в соответствии с установленными требованиями; 11) принимать участие в организации и проведении учеб и проверок структурных подразделений Департамента по вопросам, входящим в компетенцию Отдела; 12) контролировать техническое состояние офисной техники для обработки корреспонденции, своевременно оформляет заявки для проведения технического обслуживания офисной техники; 13) исполнять должностные обязанности других работников Отдела в случае их отсутствия; 14) выполнять отдельные поручения руководства Отдела, не включенные в круг его должностных обязанностей, но относящихся к деятельности Отдела.

Требования

• Старший инспектор должен знать: -современные информационные технологии работы с документами; -правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами; -правила организации и формы контроля исполнения документов в Департаменте; -типовые сроки исполнения документов; -принципы работы со сроковой картотекой; -назначение и технология текущего и предупредительного контроля; -правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов; -правила документационного обеспечения деятельности Департамента; -виды документов, их назначение; - требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами; - правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов; -правила создания и ведения баз данных служебных документов в Департаменте; - системы электронного документооборота; -правила и сроки отправки исходящих документов.
• Старший инспектор должен уметь: -работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов Департамента; -пользоваться базами данных, в том числе удаленными; -пользоваться справочно-правовыми системами; -пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами Департамента; -применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности; -организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства; -осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив; -разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения; -использовать номенклатуру дел при изучении структуры Департамента, составлении описей дел; -организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Департамента; -правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики; -систематизировать документы внутри дела; -обеспечивать сохранность и защиту документов Департамента; -пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения; -оформлять документы экспертной комиссии.

Квалификация

• среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование по специальным программам.