Офис-менеджер

Обязанности

• Организация телефонных переговоров.
• Организация командировок работникам подразделения.
• Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
• Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителей и должностных лиц поступивших в подразделение документов.
• Составление и оформление документов по заданиям руководителей и должностных лиц Общества.
• Прием корреспонденции, поступающей в подразделение.
• Регистрация и учет документов.
• Распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в Структурные подразделения.
• Обработка отправляемых из подразделения документов.
• Ведение информационно-справочной работы по документам.
• Подготовка документов для представления на рассмотрение руководителям и должностным лицам.
• Контроль за правильностью оформления документов.
• Формирование дел.
• Подготовка дел к передаче на текущее и архивное хранение.
• Контроль исполнения документов.
• Организация контроля за сроками исполнения документов.
• Постановка документов на контроль.
• Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей.
• Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов.
• Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Требования

• Высшее образование.
• Опыт работы в аналогичных должностях от одного года.
• Знание: государственных стандартов по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов; организации делопроизводства, схемы документооборота; офисных программ - MS Office, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, 1С 8- Документооборот, MS Visio и PowerPoint.
• бизнес-этикета, правил делового общения, субординации, правил ведения телефонных переговоров.
• Умение работать с офисной оргтехникой.
• Умение работать в режиме многозадачности.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Высокая степень ответственности, пунктуальность, исполнительность, коммуникабельность, находчивость.

Квалификация

• Делопроизводство