Административный секретарь

Обязанности

• Организационно-техническое обеспечение.
• Создаёт условия для эффективной работы руководителя: обеспечивает доступ к оргтехнике, канцелярским принадлежностям.
• Работа с корреспонденцией.
• Принимает входящие документы и заявления на подпись руководителя, распределяет их по подразделениям или исполнителям.
• Делопроизводство.
• Ведёт документооборот: проверяет проекты документов перед передачей руководителю на подпись, редактирует их, оформляет исходящие документы (письма, запросы).
• Использует компьютер для сбора, обработки и представления информации.
• Планирование и координация.
• Помогает руководителю планировать рабочий график: согласовывает встречи, телефонные переговоры, информирует о регламенте мероприятий, предупреждает о приближении событий.
• Организация мероприятий.
• Готовит заседания, совещания, переговоры: собирает материалы, оповещает участников, ведёт и оформляет протоколы.
• Контроль исполнения.
• Следит, чтобы сотрудники выполняли поручения руководителя в срок, ведёт текущий и предупредительный контроль, фиксирует исполнение, при необходимости составляет отчёты.
• Работа с коммуникациями.
• Организует телефонные переговоры: записывает информацию в отсутствие руководителя и доводит её до его сведения, передаёт сведения по электронной почте.
• Поддержание порядка.
• Формирует дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивает их сохранность и в срок сдаёт в архив.
• Технические задачи.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, вводит данные в базы, копирует документы, сканирует.
• Соблюдение конфиденциальности.
• Обеспечивает защиту информации при работе с документами и в ходе общения.

Требования

• Нормативные документы: постановления, приказы, правила делопроизводства, законодательство об архивном деле.
• Правила деловой переписки и этикета.
• Методы оформления и обработки документов.
• Работа с офисными программами (Word, Excel, PowerPoint).
• Личные качества: Коммуникабельность, тактичность, неконфликтность.
• Пунктуальность, хорошая память, организаторские способности.
• Ответственность, дисциплинированность, эмоциональная устойчивость.
• Внимательность.

Квалификация

• высшее или среднее профессиональное образование