Секретарь

Обязанности

• Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора и управляющего директора.
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной офисной техники и оборудования, предназначенных для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений руководством предприятия.
• Принимать документы и личные заявления на подпись и рассмотрение руководителя.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Контролировать соблюдение сроков рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их регистрацию и учет.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать полученную в отсутствие руководителя информацию и своевременно доводить ее до его сведения.

Требования

• Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности Управляющей компании.
• Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
• Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
• Организацию делопроизводства.
• Методы оформления и обработки документов.
• Основы архивного дела.
• Правила пользования и эксплуатации ПК и иной офисной техники.
• Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
• Основы этики и эстетики.
• Правила делового общения.
• Основы законодательства о труде.
• Правила внутреннего трудового распорядка предприятия.
• Правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты Жилищный кодекс РФ.

Квалификация

• Образование – высшее профессиональное без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное, стаж работы по специальности не менее 2 лет