Делопроизводитель

Обязанности

• принимать, регистрировать и распределять входящую корреспонденцию; оформлять и отправлять исходящую документацию, следить за наличием подписей и реквизитов; вести журналы регистрации документов и приказов, формировать и хранить дела, готовить их к передаче в архив; контролировать сроки исполнения документов и напоминать исполнителям о дедлайнах; готовить проекты приказов, распоряжений и служебных записок по поручению заведующего; вести учёт и хранение трудовых книжек и личных дел сотрудников, вносить в них изменения; организовывать документооборот (в том числе электронный), обеспечивать конфиденциальность данных; сканировать, копировать документы, вести учёт бланков строгой отчётности (при наличии); взаимодействовать с внешними организациями по обмену документацией; участвовать в подготовке документов для проверок и отчётности.

Требования

• Необходимо знание правил оформления, учёта и хранения документов, понимание требований к номенклатуре дел и организации архивного хранения, а также учёт специфики документооборота в бюджетных и образовательных учреждениях, включая требования по защите персональных данных.
• Кандидат должен уверенно работать с MS Office (Word, Excel, Outlook), электронной почтой и интернет‑сервисами; приветствуется опыт использования систем электронного документооборота.
• Также обязательны навыки работы с оргтехникой (сканер, копир, принтер).
• Важны личные качества - внимательность, ответственность, организованность, умение работать с большими объёмами информации и соблюдать сроки.
• Кроме того, требуются грамотная устная и письменная речь, умение расставлять приоритеты и обеспечивать конфиденциальность данных.

Квалификация

• Делопроизводитель